Las empresas buscan alternativas para mejorar la colaboración entre empleados. En la era de las redes sociales, el email se va quedando anticuado. Ya no se trata de freír a los compañeros a mensajes y archivos adjuntos, se trata de aprender a colaborar.
¿Teme la vuelta de las vacaciones, los 500 emails por contestar? No desespere. Hay otras posibilidades, como la que apunta Luis Suárez, de IBM. "Un día decidí probar un experimento: no utilizar el correo electrónico en el trabajo. Empecé en febrero de 2008 y aquí sigo", dice. "Nunca lo puedes abandonar del todo, pero antes recibía 40 mensajes al día y ahora no llegan a tres". Esta es quizá una de las razones por las que a Suárez le gusta llamarse un hippie 2.0. Lleva los últimos años en la tecnológica IBM enseñando a sus compañeros a desafiar convencionalismos y a cooperar mejor entre ellos. Su argumento es el de cada vez más compañías: en la era de las redes sociales, el email se va quedando anticuado.
"El correo electrónico todavía es el principal medio de comunicación en la empresa. Sin embargo, lo utilizamos mal y ahora nos satura en lugar de ayudarnos. Las compañías se están dando cuenta de que deben abrirse a las nuevas herramientas sociales para mejorar la colaboración", explica Suárez. Si Facebook, Twitter, LinkedIn, Skype o Whatsapp han transformado la forma en la que nos comunicamos en nuestra esfera personal, en la empresa empieza a ocurrir algo parecido con estas y otras aplicaciones a las que en el ámbito corporativo se les suele denominar software social.
El abanico es amplio: Microblogging, plataformas de blogs, foros, intranets reconvertidas en redes sociales, chats, videochats, ofimática colaborativa... "Creo que en unos años en lugar de enviar emails colaboraremos en un entorno parecido a Facebook, pero interno. Dependeremos menos del correo y más de las redes sociales corporativas", dice Oriol Verdura, responsable tecnológico de Grupo Serhs, firma turística formada por 64 empresas y una plantilla de 2.600 personas. Hasta 2008, esta compañía catalana tenía un problema: sus empleados apenas podían trabajar virtualmente entre ellos. "No había colaboración, solo disponíamos del correo electrónico".
Fue entonces cuando decidieron ser una de las primeras organizaciones en España en pasarse a Google y utilizar no solo su email, también su calendario, mensajería, blogs y programas online de edición de documentos en grupo. "El salto fue brutal: hemos reducido el tráfico de emails, recortado un 25% la factura telefónica al utilizar el chat interno, abierto la mente de la organización y, sobre todo, mejorado la productividad y la agilidad de los empleados".
El email sigue siendo un potente canal de comunicación, pero, mal utilizado, nos satura y estresa. Cada empleado recibe una media de 200 correos al día (un 18% es spam) y dedica entre cinco y 20 horas a la semana a leerlos. Además fomenta la opacidad, la interacción privada y se acaba convirtiendo en un ingente baúl de contenido imposible de reutilizar cuando alguien abandona la empresa. Estos problemas le restan valor: mientras el uso del correo electrónico entre los consumidores norteamericanos cayó un 8% el año pasado, según la medidora comScore, el de las redes sociales y el chat se disparó, un giro de preferencias que también está llegando a la empresa.
En España, Telefónica I+D y La Caixa utilizan un software social adicional al email llamado Yammer, una especie de Twitter corporativo que permite publicar breves mensajes compartiendo información interesante o pidiendo consejo en un proyecto. "Es una forma muy eficiente de colaborar. No spameas a nadie como lo haces con el email y la gente te responde", dice Carlos Domingo Soriano, consejero delegado de Telefónica I+D. El 75% de los empleados lo utiliza y el resto del grupo lo está empezando a adoptar.
Este tipo de herramientas no solo permiten compartir mejor el contenido, identificar a expertos dentro de la organización y ser más productivos. También se están aplicando para generar innovación. "Utilizamos un sistema online en el que trimestralmente pedimos a los empleados que aporten ideas sobre determinados asuntos. En un año han enviado 1.100 ideas, de las que hemos seleccionado 12 para implementar en el negocio", explica Fernando Bueno, director de organización de Mutua Madrileña.
El 88% de los 2.000 empleados de la aseguradora participa en el sistema. Con él han logrado, por ejemplo, acelerar y afinar el lanzamiento de productos o mejorar el funcionamiento del servicio de atención al cliente. "Ofrecemos un pequeño incentivo económico a aquellos cuyas ideas resulten seleccionadas, pero se trata más de reconocer su labor profesional", dice Bueno. Mutua ha invertido unos 100.000 euros en poner en marcha la plataforma, desarrollada por Ideas4all.
Al igual que la aseguradora, otras firmas como Banco Sabadell o Vodafone utilizan sistemas similares de colaboración entre empleados. El planteamiento de animar a la plantilla a formar parte del proceso de innovación no es nuevo. General Motors España lo viene aplicando durante 30 años y ha conseguido ahorrar 210 millones de euros gracias a 400.000 propuestas remitidas por los trabajadores. La filosofía es la misma, pero gracias a Internet y la popularización de las redes sociales ahora es más fácil que nunca poner en marcha estas iniciativas.
Para que la colaboración funcione más allá del email es fundamental designar a un responsable que la impulse. El gran debate es quién. ¿Debe ser alguien en el área de tecnología, recursos humanos, operaciones...? "El éxito se obtiene cuando todos los grupos están involucrados. Todos deben ser corresponsables", dice Luis Suárez. Oriol Verdura, de Grupo Serhs, coincide: "En nuestro caso ha sido así. Es un cambio demasiado radical en la forma de trabajar como para que la decisión recaiga en una sola persona. Toda la dirección debe subirse al mismo barco".
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El otro 'correo electrónico'
Nuevas herramientas online están desplazando poco a poco al correo electrónico como canal de colaboración entre empleados. Algunas de las más efectivas son:
- Microblogging. Twitter puso de moda entre la gente la idea de publicar pequeños mensajes con información y reflexiones interesantes. Yammer, Jive Software o Social Text están teniendo éxito con el mismo concepto en el mundo empresarial.
- Redes sociales. En España, Attempto e Ideas4all desarrollan redes sociales internas para las compañías. Entre los grandes, Microsoft, IBM o Salesforce ofrecen soluciones similares.
- Blogs y foros. Muchas compañías han optado por extender sus propias intranets para albergar blogs de empleados (públicos y privados) y foros corporativos de debate.
Manuel Ángel Méndez (El País)
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